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15-04-2025

Contrat

CDI

Référence

Localisation

Ile-de-France

Statut

Cadre

Fonction

Cadres & Fonctions Support

Secteur

ENERGIE - EFFICACITE ENERGETIQUE

Contexte du recrutement et définition de poste

Atlantis Consulting est un cabinet de recrutement et d'assistance technique qui se distingue depuis 2001 par des valeurs fondamentales, une déontologie professionnelle et la qualité du recrutement par approche directe.

Notre cabinet intervient auprès des clients Grands Comptes et Majors internationaux à travers les trois pôles d'activités suivants:

- Business Unit ENERGIES RENOUVELABLES et EFFICACITE ENERGETIQUE
- Business Unit ENERGIE & INDUSTRIE : Oil & Gas, Power et Infrastructures
- Business Unit IT: Banque, Finance, Assurance

 

Descriptif du poste :

Dans le cadre d’un ambitieux projet de rénovation énergétique portant sur plusieurs centaines d’établissements d’activité de type tertiaire ou d’établissement de santé, nous recherchons pour le compte de notre Client un Assistant Grands Projets H/F.

L’objectif est de finaliser les travaux et d’améliorer l’eicacité énergétique (CPE) de l’ensemble des sites d’ici 2026.

En tant qu’Assistant(e) Projet, vous jouerez un rôle clé dans la coordination administrative et opérationnelle de ce vaste programme, en lien avec les équipes internes (chefs de projet travaux, auditeurs, PMO, services achats, comptabilité fournisseurs, RH, assistante, etc.) et les partenaires externes (fournisseurs, prestataires, administrations, etc.).

 

Missions principales :

1. Participer aux appels d’offres et contractualisation

• Participer au sourcing et à la constitution des dossiers d’appels d’offres (mise en forme des documents, échanges avec les prestataires).
• Assister dans la préparation des contrats-cadres et lots techniques, en relation avec les achats.
• Mettre en forme et transmettre les documents contractuels (contrats de performance énergétique, conventions, etc.) aux différentes parties prenantes.

 

2. Suivi administratif et documentaire

• Assurer la mise à jour et le classement des documents (comptes rendus de réunions, documentation technique, pièces administratives, etc.) sur OneDrive ou le réseau interne.
• Gérer les documents nécessaires aux interventions (DTA, autorisations administratives, etc.).
• Saisir et suivre les données fournisseurs (KBIS, RIB, références administratives) afin de créer les fournisseurs dans le système.

 

3. Gestion des commandes et facturation

• Établir les bons de commande dans Salesforce, en assurer le suivi jusqu’à la réception administrative.
• Gérer le paiement des fournisseurs en lien avec la comptabilité et le service financier.
• Assurer un suivi rigoureux de la chaîne achat (bons de commande, délais de livraison, validation des factures, etc.).

 

4. Coordination opérationnelle

 

• Planifier les interventions des auditeurs et des chefs de projet Travaux TCE (prise de rendez-vous, suivi des agendas, etc.).
• Organiser les réunions hebdomadaires et les Comités de Pilotage (COPIL) : envoi d’invitations, préparation de l’ordre du jour et des supports de présentation, rédaction des comptes rendus.
• Participer au suivi et au reporting hebdomadaire (mise à jour des tableaux de bord, indicateurs d’avancement, etc.).

 

5. Communication avec les parties prenantes

• Assurer l’interface entre les différents acteurs du projet (internes et externes).
• Répondre aux demandes d’informations et assurer la transmission des documents requis.
• Faciliter la circulation des informations (rappels, comptes rendus, actions à mener) auprès des équipes et du client.

 

6. Suivi global du projet

• Centraliser les données clés (planning, état d’avancement, budgets engagés, etc.) afin de faciliter la bonne coordination du projet.
• Signaler les points de blocage et proposer des solutions adaptées.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus et des outils de suivi.

Profil recherché

Formation & Expérience

• Bac +3/5 (gestion de projet, management de projet immobilier, construction).
• Expérience significative (5 ans minimum) en tant qu’Assistant(e) Projet, idéalement dans le secteur du bâtiment, de la rénovation énergétique, de l’immobilier tertiaire ou de la santé.

 

Compétences techniques 

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance de Salesforce ou d’un autre ERP similaire (création de bons de commande, suivi de facturation, etc.).
• Capacités rédactionnelles solides pour la formalisation de documents et de présentations.
• La connaissance des procédures administratives liées au bâtiment (DTA, autorisations administratives…) est un plus.
• Anglais (lu et écrit).

 

Qualités personnelles 

• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Aisance relationnelle et esprit d’équipe, indispensables pour communiquer avec des interlocuteurs variés.
• Réactivité et force de proposition : savoir anticiper les besoins, identifier les priorités et proposer des solutions.
• Intérêt pour les enjeux environnementaux et la rénovation énergétique.